La empresa no puede repercutir retenciones mal practicadas al trabajador.

Introducción

Las retenciones en materia fiscal son un mecanismo utilizado por las empresas para adelantar parte del impuesto que los trabajadores o perceptores de rentas deben pagar al Estado. No obstante, este proceso no está exento de errores, lo que lleva a la posibilidad de que las retenciones sean mal practicadas, ya sea en exceso o por defecto. Las consecuencias de estos errores son significativas tanto para el receptor como para el pagador de las rentas. Este artículo profundiza en las causas, consecuencias y métodos de corrección de las retenciones mal practicadas.

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Retenciones Mal Practicadas en Exceso

Cuando una empresa efectúa retenciones superiores a las debidas, el principal afectado es el receptor de las rentas, que ve mermado el importe neto de su retribución. A pesar de esto, el pagador no experimenta un impacto financiero directo. Sin embargo, la mala práctica puede generar inconvenientes operacionales y administrativos.

Corrección de Retenciones en Exceso

1. Esperar a la Declaración de la Renta: Una medida común para abordar esta situación es esperar al periodo de declaración de la renta. El receptor puede deducir el monto íntegro retenido, incluso si supera el tipo legal. Para justificar esto, el retenedor debe suministrar un certificado de retenciones detallado.

   Por ejemplo, si a un empleado se le retuvo un 20% de sus ingresos cuando el tipo aplicable era del 15%, puede reclamar el excedente durante su declaración anual.

2. Solicitud de Devolución de Ingresos Indebidos: Otra opción implica solicitar a la Agencia Tributaria la devolución de ingresos indebidos, acompañado de una rectificación en el modelo de autoliquidación de retenciones. Esta acción requiere una detallada documentación que demuestre el error de cálculo original.

   Por ejemplo, si a un freelancer se le aplicó una tasa del 25% en lugar del 19%, puede iniciar un procedimiento de devolución de ingresos erróneos con la AEAT.

Retenciones Mal Practicadas por Defecto

Cuando una empresa aplica menos retención de la establecida legalmente, el problema recae sobre el retenedor, quien podría enfrentar sanciones y multas por parte de la Agencia Tributaria. Para el receptor de la renta, sin embargo, este error puede ser beneficioso en el corto plazo, ya que recibe un importe neto mayor.

Corrección de Retenciones por Defecto

1. Presentar Declaración Complementaria: La inmediata presentación de una declaración complementaria es esencial para informar correctamente a la Agencia Tributaria sobre el rendimiento y la retención aplicada. Utilizar el modelo 190 actualizado es parte del proceso correcto de rectificación.

   Por ejemplo, si un consultor tuvo una retención del 10% cuando por ley le correspondía el 15%, la empresa debe ajustar esto mediante una declaración complementaria.

2. Deducir en la Declaración: En caso de retención inferior, el perceptor tiene la opción de deducir el total que debería haberse retenido al presentar su declaración anual. Este proceso asegura que el contribuyente refleje correctamente su obligación fiscal.
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   Por ejemplo, si un trabajador debe tener una retención del 21% pero solo se le retuvo un 18%, al declarar puede ajustar las cifras deduciendo el tipo necesario.

Consecuencias y Sanciones

El impacto de una retención mal practicada varía según el tipo de error cometido:

• Retenciones en Exceso: Aunque el contribuyente puede recuperar el exceso mediante devolución, el proceso administrativo puede tardar considerable tiempo, privando al individuo del uso inmediato de sus fondos.
• Retenciones por Defecto: La empresa puede enfrentar sanciones por parte de la Agencia Tributaria y deberá responder por intereses de demora. En este caso, el perceptor puede ajustar su declaración para equilibrar la cantidad real debida.

Normativa Legal

Según la normativa fiscal vigente, las retenciones sobre las rentas del trabajo tienen una importancia crítica en los sistemas de autoliquidación de impuestos. Las sanciones por incumplimientos pueden ser severas, e incluyen multas y recargos. Un ejemplo común es cuando una empresa no actualiza las tablas de retención cada año, incumpliendo así sus obligaciones. Los contribuyentes afectados pueden exigir una corrección de sus aportaciones.

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Preguntas Frecuentes

¿Qué debo hacer si me doy cuenta de que mi empleador retiene más de lo debido?

Primero, revisa tu certificado de retenciones para confirmar el error. Luego, planifica esperar a tu declaración de impuestos para deducir el exceso o solicita una devolución de ingresos indebidos a la Agencia Tributaria.

¿Cómo se me afecta si mi empleador retiene menos de lo requerido?

En caso de una retención inferior, podrías enfrentar una mayor carga financiera al momento de tu declaración anual. Sin embargo, puedes ajustar tus cifras para reflejar correctamente lo que debería haber sido retenido.

¿Cuánto tiempo toma recibir un reembolso por retención en exceso?

El tiempo de procesamiento puede variar, a menudo tomando entre unos meses a un año, dependiendo del volumen de devoluciones solicitadas y de la eficiencia de los procesos de la Agencia Tributaria en ese periodo.

¿Puede una empresa ser sancionada por no retener lo suficiente?

Sí, las empresas están obligadas legalmente a aplicar las retenciones correctas. No hacerlo puede resultar en sanciones financieras por parte de la Agencia Tributaria, incluyendo intereses de demora.

Conclusión

Las retenciones mal practicadas pueden ser más que un simple inconveniente; pueden tener repercusiones financieras significativas tanto para el receptor como para la empresa. Es esencial mantener un seguimiento cercano de las retenciones y abordar cualquier error rápidamente. Las correcciones requieren un conocimiento detallado de las normativas fiscales actuales y una planificación cuidadosa para minimizar el impacto negativo.

Te recomendamos buscar asesoría profesional si enfrentas estos desafíos. En AsesoraTech, estamos comprometidos a ofrecerte el apoyo necesario para navegar por estas complejidades fiscales.

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